Le quotidien du chargé de production ou de l’administrateur, c’est énormément de tâches à accomplir dans un temps limité. Avec, de surcroît, de nombreuses urgences à gérer… Et pourtant, il est vital d’arriver à faire avancer les dossiers importants, qui nécessitent du temps et de la concentration. Mission impossible ? Nous vous avions récemment donné des conseils pour mieux gérer les urgences. Nous partageons aujourd’hui avec vous quelques techniques pour vous aider à gagner en efficacité.
La technique Pomodoro
Cette méthode part du principe que ce qui tue la productivité, c’est le « changement de contexte », autrement dit, le fait de papillonner d’une tâche à une autre. L’idée centrale est de définir une durée minimale de concentration de 25 minutes, le « Pomodoro ». En restant concentré sur un sujet unique pendant cette durée, on évite de démobiliser son attention et on gagne globalement en efficacité sur le traitement du dossier, à temps passé égal (plus que si on avait passé 5 fois 5 minutes, par exemple).
Il existe plein d’autres subtilités à la méthode Pomodoro : les pauses à respecter entre les séquences pour mieux prendre du recul, le fait que la durée limitée puisse servir à mieux « boucler » un sujet, en application de la Loi de Parkinson. Mais attention, pour qu’un Pomodoro soit efficace, il faut absolument couper vos mails et votre téléphone pendant sa réalisation. La durée de 25 minutes est bien calculée : si une urgence survient, vous pourrez de toute façon y répondre en moins de 30 minutes.
La question jackpot
Vous arrivez un matin, frais et dispos, très motivé pour faire enfin avancer un dossier important, grâce à la technique du gros caillou. Manque de chance, c’est ce jour qu’a choisi un collègue, très sympathique au demeurant, pour venir vous soumettre un problème le concernant, dont il a absolument besoin de parler. Poliment, vous interrompez votre travail en cours. S’en suit une longue conversation où vous écoutez en hochant la tête… tout en perdant une précieuse demi-heure.
Certes, vous avez rendu service à votre interlocuteur, mais vous avez sacrifié un temps précieux dans cette matinée qui s’annonçait pourtant très productive. Y avait-il un autre moyen d’aider votre collègue tout en restant efficace ?
Oui, grâce à la « question jackpot ». Cette technique consiste à demander calmement à votre collègue, d’entrée de jeu dans la conversation : « qu’est-ce que je peux faire pour toi ? ». Ce faisant, vous êtes toujours dans une logique d’accueil de votre interlocuteur (vous cherchez à l’aider) mais vous remettez la balle dans son camp (vous l’obligez à formuler clairement ce qu’il attend de vous).
Dans la grande majorité des cas, après un éventuel petit temps où votre collègue sera décontenancé, il arrivera à formuler sa demande éventuelle en moins de 30 secondes. Et vous gagnerez ainsi tous les deux un temps précieux.
La technique du mini PostIt ™
Vous est-il arrivé de commencer votre journée avec une « to-do list » énorme et de constater à la fin de la journée, que vous en avez traité moins de la moitié ? Un peu déprimant, non ? C’est sûr, toutes les techniques de productivité n’y changeront rien : il n’y a que 24h par jour…
Vous avez déjà pensé à voir les choses différemment ? On ne peut pas augmenter le nombre d’heures qu’il y a dans une journée de travail, mais on peut réduire la liste des choses qu’on avait prévu de faire. Faites l’essai ! Au début de votre journée, prenez un mini PostIt ™ et inscrivez dessus les 4 ou 5 actions qui sont, selon vous, les plus importantes pour votre activité.
Cette technique a deux avantages majeurs. En premier lieu, elle oblige à se poser, en amont, la question des priorités (on peut, sur ce sujet se faire aider par une Matrice d’Eisenhower). Mais surtout, elle permet aussi de se dire, à la fin de la journée, qu’on a fait ce qu’on avait prévu de faire, ce qui est plus satisfaisant.
Qu’est-ce qui est mieux ? Faire une liste de 25 éléments, n’en traiter que 5 et se dire « je suis stressé je n’ai fait que 20 % de ce que je devais faire » ? Ou réfléchir en amont à vos 5 actions prioritaires et les faire ? Dans les deux cas, vous ne traitez que 5 éléments dans la journée. Mais avec la deuxième solution, vous êtes plus serein à la fin de la journée.
Le cahier contextuel
Imaginez la situation suivante : vous êtes concentré sur un sujet de fond, par exemple un dossier de subvention. Mais voilà que jaillit dans votre esprit une idée lumineuse qui n’a rien à voir (« se renseigner sur l’intérêt de faire des publicités Facebook pour notre festival ») ou une urgence à ne pas oublier (« relancer l’assureur qui doit nous envoyer un devis »). Que faire ? Rester concentré sur votre dossier, au risque d’oublier votre idée secondaire ? Vous interrompre, au détriment de votre sujet principal ?
La technique du « cahier contextuel » inspirée de la méthode « Getting Things Done », permet de gérer ce genre de situation. L’idée est de vous doter d’un cahier à intercalaires, et de réserver une section à chaque contexte de travail (par exemple « Appels à passer », « Tâches administratives », « Idées à creuser », à vous de trouver le classement le plus adapté à votre mode de fonctionnement !). Lorsque vous êtes interrompu pendant une tâche essentielle par une urgence ou une idée intéressante, notez-la tout de suite dans le cahier, à la section correspondante. En quelques secondes, votre esprit est « libéré » et vous pouvez continuer votre travail principal, en faisant confiance à votre système de conservation plutôt qu’à votre mémoire pour vous souvenir de l’idée qui vous a interrompu.
Autre avantage de cette technique, elle vous permet de regrouper naturellement vos tâches à faire par catégorie, ce qui vous fait gagner en efficacité lorsque vous êtes dans un contexte donné. Par exemple, le jour où vous êtes dans une bonne disposition pour passer des appels téléphoniques, vous vous placez dans l’onglet « Appels à passer » du cahier et vous traitez un maximum d’éléments !
Bien entendu, à l’heure du numérique et d’internet, ce cahier peut être remplacé par un logiciel de notes que vous organisez avec des catégories ou des tags.
Pomodoro, question jackpot, mini PostIt, cahier contextuel… Vous voilà paré pour booster votre productivité. Et maintenant, à vous de jouer, restez concentré !
Crédit photo : Flickr-Creative Commons/Christian Lendl