Si vous avez démarré récemment votre activité de diffusion ou de booking, vous avez probablement commencé à centraliser vos contacts. Au début, un fichier Excel est souvent suffisant s’en sortir. Mais encore faut-il bien l’organiser ! Voici quelques conseils pour être sûr de bien démarrer.
# 1 – Excel, Libre Office, Google Docs ? Faites-le bon choix dès le départ
On désigne généralement par « fichier Excel » tout document de type tableur, c’est-à-dire un tableau avec des lignes et des colonnes. Mais ce terme devenu générique désigne plusieurs possibilités en termes de logiciel :
- Excel est un logiciel édité par Microsoft. C’est un standard du marché, mais attention, c’est un logiciel payant ! Si votre structure est une association, sachez que vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux via le programme Solidatech.
- Alternative possible, vous pouvez également dès le départ opter pour une solution open-source et gratuite équivalente : LibreOffice. A noter, la solution OpenOffice n’est plus maintenue (la dernière version date de 2011)
- Google Documents est la suite bureautique collaborative proposée par Google. La fonctionnalité Google Sheets est équivalente à une version en ligne d’Excel. Avantage : vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Et travailler de manière collaborative à plusieurs sur un fichier. Gratuit jusqu’à 15 Go de données inclus dans Google Drive
# 2- Une structure par ligne, une information par colonne
Vous allez probablement stocker beaucoup d’informations dans votre base, avec pour chaque organisateur :
- le nom de la structure, son adresse, son site web
- des informations sur la programmation (style, dates de bouclage…)
- des informations techniques (salles, jauges…).
- contacts (programmateurs, directeur techniques…), avec les coordonnées de chacun (téléphone, emails…)
Quelles que soient les informations que vous stockez, assurez-vous de ne stocker qu’une seule information par colonne. Cela rendra votre fichier beaucoup plus facile à filtrer et vous simplifiera grandement la vie le jour où votre activité se développera et où vous transférez vos données dans un logiciel professionnel de diffusion comme Orfeo.
Par exemple, ne stockez pas les adresses sur une seule case “55 rue du Faubourg Saint-Honoré 75008 Paris”, mais isolez les informations dans plusieurs colonnes : “adresse”, “code postal”, “ville”. Ceci vous permettra d’effectuer des filtrages géographiques beaucoup plus facilement (par exemple, inviter tous les programmeurs d’un département ou d’une région donnée).
# 3 – Réfléchissez en amont à vos critères de segmentation
Votre base de données n’est pas un simple “réservoir de contacts”. Sa finalité est de vous de permettre de segmenter vos contacts, afin de conduire des actions de prospection ciblées. Par exemple, pouvoir isoler facilement “tous les festivals de théâtre programmant du jeune public en région PACA” ou “toutes les salles de concerts disposant d’une salle avec une jauge supérieure à 300” ou “tous les lieux de spectacles programmant de la danse contemporaine”.
Une bonne pratique est d’associer à chaque structure une catégorie principale : “Festival”, “Lieu”, “Institutionnel”, “Fournisseur”, “Media”…. Et de définir des catégories secondaires qui vous permettront d’affiner votre segmentation : “jeune public”, “baroque”, “contemporain”, “flamenco”, “hip-hop”, “jazz manouche”…
Attention à l’excès de critères ! Notamment si vous utilisez des bases de données externes comme celle de la Scène ou de la FEDELIMA, ne gardez que les informations qui vous sont vraiment utiles. A vous de voir s’il est pertinent ou non de garder les détails des dimensions de la scène, les coordonnées du comptable ou l’année de création du lieu….
L’idée est d’avoir une granularité et qui correspond à votre activité à vos besoins. C’est parfois difficile à établir du premier coup. N’hésitez pas à revoir régulièrement la structuration de votre base, surtout au démarrage. Au bout de quelques semaines / mois d’utilisation, vous convergerez vers votre schéma idéal !
# 4 – Civilité, tutoiement…des détails qui peuvent faire la différence !
“Les détails font la perfection et la perfection n’est pas un détail”. Cette citation attribuée à Léonard de Vinci résument bien la problématique de la diffusion ou du booking : être capable de personnaliser au maximum les échanges, tout en gérant un volume important de contacts.
Si stocker les civilités (M., Mme) de vos contacts peut ne pas vous paraître nécessaire au départ, cette information aura toute son importance pour sélectionner automatiquement la salutation adéquate lors de l’envoi d’une campagne e-mailing : “Chère Camille”, “Cher Camille”...
En outre, vous avez également intérêt à prévoir dans votre base un champ “tutoiement” (tu ou vous ?) qui permettra de gérer deux versions d’un même e-mailing, pour une communication adaptée.
# 5 – N’oubliez pas les réseaux sociaux
Par chaque organisateur, lieu de spectacle, festival, il peut être utile de noter les principaux réseaux sociaux : comptes Facebook, Twitter, Instagram. Cela vous permettra de faire le point sur l’actualité d’un programmateur avant l’appeler. Et ainsi de pouvoir être plus pertinent dans votre conversation.
Vous pouvez également noter les adresses des profils LinkedIn des différents contacts : ceci vous permettra notamment de faire plus facilement le suivi professionnel d’un contact qui changerait de structure
# 6 – Stockez les informations techniques concernant les salles
Pour chaque structure que vous ciblez ou avec laquelle vous êtes en relation, il peut être intéressant de stocker les informations concernant la ou les salles de chaque lieu ou festival : nom, jauge (assis, debout…), dimensions de la scène.
Ceci vous permettra notamment de cibler vos propositions artistiques en fonction des dimensions et des possibilités techniques du lieu.
# 7 –Faites un suivi structuré par campagne / spectacle / artiste
Tout l’intérêt de votre base de contacts est pouvoir faire un suivi des échanges que vous avez pu avoir les programmateurs. Et en premier lieu, suivre les campagnes que vous avez pu conduire auprès de chaque segment de programmateurs : campagnes e-mailing, prospection téléphonique, vœux, invitations à venir voir à un spectacle.
Si vous avez plusieurs spectacles /artistes, distinguez-les en terme de suvi. Au sein d’un spectacle, isolez les différents campagnes que vous avez pu mener : proposition artistique, invitations…Cela vous permettra d’être plus pertinent dans vos relances et votre suivi : qui a manifesté un intérêt pour tel spectacle ? qui a vu le spectacle ? Qui a reçu votre votre dernière carte de voeux ?
Enfin, il est toujours utile de renseigner les personnes ne désirant plus – pour l’instant – recevoir d’emails de votre part. Vous pourrez ainsi éviter des erreurs et maximiser vos chances de rétablir une relation avec eux par la suite.
# 8 – Créez des liens vers des fiches de suivi séparées
Si vous avez des échanges téléphoniques avec des programmateurs, n’oubliez pas de faire un compte-rendu de chaque appel : c’est fondamental pour le suivi. Et pour que votre fichier reste lisible, n’hésitez pas à créer des fiches de suivi séparé dès que la masse d’informations devient trop importante.
Autrement dit, créer un document pour chaque structure avec laquelle vous avez eu des échanges et des appels argumentés : historique des appels, compte-rendus, propositions qui auront pu être faites, informations relatives aux négociations ou au devis….Et si vous utilisez Google Docs, vous pourrez faire des liens depuis votre tableur vers les documents de suivi.
# 9 – Notez la date de dernière mise à jour
N’oubliez pas de prévoir une colonne “date de dernière mise à jour” dans votre fichier. Cela vous permettra de garder une trace de la fraîcheur de mise à jour des informations de chaque ligne. Et cela vous permettra de faire de temps en temps des “nettoyages de printemps” sur votre base, afin de repasser en revue, par exemple, les fiches qui n’ont pas été mise à jour depuis 1 an.
Vous pouvez également noter pour chaque structure la date de dernier contact : ceci afin, par exemple, de pouvoir relancer facilement tous les organisateurs qui avez lesquels vous n’avez pas eu de contact depuis plus de 6 mois.
# 10 – Prévoyez une date de prochaine étape
Pour finir, une excellente pratique en terme de diffusion ou de booking, est de prévoir systématiquement une prochaine étape (un “next step” comme on dirait en anglais) après un appel argumenté. Cette date pourra soit être fixée par votre interlocuteur (“rappelez-moi plutôt à partir de début février”), soit par vous…plus au moins tard en fonction de degré d’intérêt ou de faisabilité d’un projet.
L’idéal est évidemment de coupler ces dates de relances ou de suivi à un agenda, pour être certain de rappeler au bon moment.
Vous voilà mieux armé pour faire un suivi précis et efficace de votre activité de diffusion. Structurer sa base de diffusion permet de prendre du recul sur sa propre organisation, ce qui est toujours bénéfique ! Un fichier Excel est en général suffisant pour démarrer. Et lorsque votre activité se développera, notre logiciel Orfeo sera là pour prendre le relais.