En tant que professionnel du spectacle, vous êtes amené à vous déplacer régulièrement et à travailler à distance avec des collaborateurs. Vous cherchez à mettre en place une solution pour partager vos fichiers en ligne ? Coulisses fait le point sur les deux plateformes les plus couramment utilisées et vous aide à y voir plus clair.
Deux philosophies différentes
Bien que ces deux solutions offrent des fonctionnalités similaires, elles possèdent deux approches différentes du partage et stockage de données en ligne.
Dropbox vous permet de stocker des dossiers et fichiers sur un serveur distant, à la manière d’un disque dur externe. Vous pouvez donc accéder depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone à vos documents. Vous continuez de travailler avec vos outils bureautiques, tandis que la synchronisation de vos fichiers sur le serveur se fait de manière totalement transparente. Une fois qu’un fichier se trouve dans la Dropbox, vous n’avez pas besoin de le recharger, après l’enregistrement d’une modification, Dropbox se charge de le mettre à jour.
Vous pouvez également partager avec vos collaborateurs les documents se trouvant sur votre Dropbox. En envoyant un simple lien, vous autorisez l’accès aux fichiers.
Google Drive offre les mêmes possibilités que Dropbox, vous pouvez en effet l’utiliser de la même façon en tant que serveur distant. Cependant, il offre d’autres fonctionnalités.
En effet Google Drive est étroitement lié à la suite bureautique de Google, qui permet de créer et d’éditer des documents directement en ligne. Lorsque vous créez un document avec la suite Google, celui-ci se trouve automatiquement sauvegardé dans le votre Drive.
L’un des avantages de Google Drive, est qu’il permet le travail collaboratif simultané sur un document.
Les deux plateformes proposent une application mobile et tablette disponible sur Android, iOS et Windows phone.
Trois niveaux de tarification
La version gratuite de Dropbox, vous donne accès à un espace de stockage de 2 Go. Vous avez cependant la possibilité d’augmenter cet espace gratuitement, en cumulant divers astuces telles que le parrainage de nouveaux utilisateurs, ou encore l’utilisation du service mail de Dropbox (Mailbox), pour arriver à un total de 22 Go.
Attention cependant aux conditions d’utilisation. En effet lorsque que quelqu’un partage avec vous un fichier, cela prend de la place sur votre espace de stockage, idem pour les mails de Mailbox ainsi que vos photos. Exemple : Michel partage avec moi un dossier photo de 500 Mo, il ne me reste alors plus que 1,5 Go de stockage dans ma Dropbox.
Dropbox pro : la version pro à 9,99 € par mois, vous permet d’augmenter votre capacité de stockage à 1 To, mais également de gérer les droits d’accès aux fichiers partager (lecture seule ou modifications autorisées) et de protéger vos fichiers par un mot de passe. Cette offre vous permet également de supprimer à distance les données se trouvant sur un appareil perdu ou volé.
Dropbox business : la version business de Dropbox, disponible pour 12 € par mois et par utilisateur, s’adresse principalement aux structures de 5 personnes et plus. Avec cette offre, vous n’aurez plus de limite en terme d’espace de stockage. En ce qui concerne le travail collaboratif, cette offre vous permet d’obtenir des informations depuis une application Microsoft Office, afin de savoir si un collaborateur travail actuellement sur ce document.
La version gratuite de Google Drive vous propose 15 Go de stockage de base. Cependant, il est important de savoir que vos e-mails ainsi que vos photos sont comptabilisés dans ces 15Go. La suite bureautique de Google est également disponible avec la version gratuite.
Cette offre vous permet également de gérer les droits d’accès à un fichier (lecture seule, commentaire ou modification).
Google Drive pro : l’offre pro de google Drive, vous permet d’augmenter votre capacité de stockage. Les tarifs vont de 1,99 $ par mois pour 100 Go à 299,99 $ par mois pour 30 To.
Google Apps for Work : Il existe deux solutions pour l’offre entreprise de Google. La première à 4 € par mois et par utilisateur, vous permet d’avoir une adresse e-mail professionnelle, de passer des appels audio et vidéo ou encore d’augmenter votre espace de stockage à 30 Go. Vous avez également la possibilité de créer des sites intranets. Vous disposez en plus d’un agenda intégré avec Gmail, Drive et l’ensemble des outils Google.
La seconde Offre à 8 € par mois et par utilisateur, reprend les mêmes fonctionnalités et vous offre en plus, un stockage illimité et un archivage de tous les e-mails envoyés par votre entreprise.
Un choix déterminé par votre mode de fonctionnement
Si vous utilisez déjà des outils bureautiques autres que ceux proposés par Google, tels que Word, Excel, ou la suite Open Office par exemple. Dropbox sera sans doute plus adapté à vos besoins. Google Drive proposant sa propre suite bureautique, vous pourriez vous retrouver avec des soucis de mise en page si l’un de vos collaborateurs modifie un document depuis le Drive.
Vous vous déplacez beaucoup et vous n’avez pas toujours accès à internet ?
Dropbox semble également plus indiqué. Le travail hors connexion est en effet plus simple à mettre en place sur Dropbox que sur Google Drive.
Il vous arrive souvent de travailler à plusieurs sur un même document et parfois simultanément ? Dans ce cas, Google Drive est plus approprié. Vous pouvez en effet travailler simplement avec plusieurs collaborateurs sur le même document et voir en temps réel les modifications qu’ils apportent au fichier.
Si vous avez besoin de gérer des niveaux de permissions pour les différents utilisateurs, Google Drive est plus adapté. Cette fonctionnalité est en effet disponible dès la version gratuite, alors qu’il vous faudra passer par l’offre pro de Dropbox pour y avoir accès.
Enfin, si vous avez besoin d’un espace de stockage important, Google Drive permet d’augmenter cette capacité pour l’ensemble de vos collaborateurs, alors que Dropbox facture cette augmentation d’espace par utilisateur.
En conclusion
Maintenant que vous en savez plus sur ces deux plateformes, vous pouvez faire le point sur vos besoins en termes de capacité de stockage et de mode de travail afin d’opter pour la solution qui vous correspond le mieux. L’idéal reste de ne choisir et de n’utiliser qu’une seule de ces deux solutions pour une meilleure organisation. À vous de jouer !