Entre les changements de planning, les éventuels remplacements d’artiste, les rendez-vous et réunions, organiser la production et l’administration dans le monde du spectacle peut vite devenir difficile à gérer. Comment, dans ces situations, éviter de se perdre dans les priorités et redonner une hiérarchie à son emploi du temps ? Voyons comment sortir de ce quotidien dans lequel l’urgence prend le pas sur l’efficacité.
La production artistique est un milieu dans lequel il est très facile d’être débordé rapidement. Contrats à rédiger, nouvelles embauches fréquentes, structure limitée en ressources humaines : ces facteurs s’accumulent et il peut être difficile de distinguer ce qui relève d’une priorité et ce qui peut être repoussé à plus tard dans la journée ou dans la semaine. De plus, si l’on cumule plusieurs postes, comment décider du plus important ? Voici quelques conseils qui remettront votre quotidien sur de bons rails et votre pile de dossiers et d’emails dans le bon ordre :
Utiliser la règle des 4 « D »
Bien connue des Anglo-Saxons, la règle « do it, defer it, delegate it, drop it » est mère de productivité pour vous et votre structure lorsqu’elle est bien appliquée. Le principe est simple : soit vous pouvez faire une tâche, soit vous pouvez baisser sa priorité dans votre liste, ou bien vous la déléguez à un collègue compétent, ou vous décidez qu’elle est réellement accessoire et vous l’abandonnez. Cette technique permet, par une succession d’étapes, de garder l’essentiel et d’éliminer le superflu.
Désigner la « prochaine action concrète »
Particulièrement utile pour sortir d’une impasse vis-à-vis d’un projet qui n’avance pas ou trop lentement, la technique de la “prochaine action concrète” vise à amener du pragmatisme dans votre travail. Un partenariat avec un mécène ou une salle de spectacle est dans votre liste « à faire » depuis des mois, mais que se cache-t-il derrière cette « tâche » qui englobe tout un projet ? Trouvez la première action concrète que vous devez faire, et commencez par là, au lieu d’attendre que toute votre équipe soit disponible. À chaque avancée, désignez la « prochaine action concrète », le but n’en sera que plus réalisable.
Planifier sa journée avec la « technique du gros caillou »
Cela peut sembler trivial mais assimiler vos priorités majeures à des gros cailloux peut sauver votre semaine. On imagine ici un bocal – votre emploi du temps -, qui sera rempli au fur et à mesure par différents matériaux. En fin de semaine, désignez quels seront les gros cailloux (priorités comme un planning à mettre à jour) et répartissez-les sur l’emploi du temps de la semaine qui suit. Il vous restera le gravier (tâches rituelles comme la signature de contrat) qui remplira les interstices, et enfin le sable (imprévus, petites tâches…) qui comblera vos après-midi. Si vous ne commencez pas par les gros cailloux, vous n’arriverez jamais à les faire rentrer dans le bocal !
Appliquer la loi de Parkinson
Cette loi veut que si on se fixe un délai incompressible pour réaliser une tâche, elle sera terminée dans le temps que l’on s’est imparti. La méthode pour tenir le rythme : se poser la question “Et si je n’avais que 10 minutes pour faire cela ?”. En répondant à cette question, on trouve aisément de nouvelles techniques pour faire son travail plus rapidement et efficacement.
Automatiser ses tâches
Dans le cas où les tâches répétitives prennent le pas sur vos priorités, il est de premier ordre de les automatiser. Des outils d’automatisation existent pour rendre l’actualisation des données, le regroupement d’informations et le partage de votre agenda bien plus aisés qu’en s’éparpillant entre vos objectifs de la journée.
Il y a donc un large éventail de choix et d’approches pour rendre vos journées plus organisées et votre travail plus efficace. C’est désormais à vous de mettre en ordre vos priorités pour rester serein face aux imprévus.
Source de l’image à la Une : Flickr (Dream World Cirque)