Le choix d’une solution de billetterie est un facteur clé de succès de votre spectacle qui influe sur la fréquentation, quel que soit le spectacle proposé. Il y a bien entendu des exigences à respecter vis-à-vis de la loi mais aussi une nécessité de sélectionner le bon canal selon votre public. Pour gérer les entrées de votre spectacle, il existe donc un vaste panel de solutions et un temps de réflexion est nécessaire pour bien choisir sa solution de billetterie. Voyons quels sont les enjeux à prendre en compte lors de votre choix d’une billetterie.
Connaître ses besoins
Avant de choisir une solution de billetterie, il est nécessaire de faire le point sur vos besoins. Pour faire un choix cohérent de billetterie, vous devez vous poser certaines questions :
- Où souhaitez-vous vendre des billets ? Uniquement en ligne ? Sur votre site ? Sur des sites partenaires ? Sur vos lieux de spectacles ? Dans des points de vente annexes ?
- Quels sont vos besoins en termes de tarification (catégories, gestion de formules d’abonnement) et de placement (libre, numéroté) ? Quelle est votre éventuelle politique de remboursement / échange de billets ?
- Quels sont les moyens techniques et humains dont vous disposez ? Notamment, avez-vous un accès à Internet sur vos lieux de spectacle ? Avez-vous la possibilité de disposer d’ordinateur(s) à la caisse de votre événement ?
En fonction de ces paramètres, la solution que vous adopterez sera différente. En vous posant les bonnes questions, vous parviendrez à choisir une solution qui répondra à vos attentes et à votre profil. Prenez donc le temps de lister vos besoins avant de passer en revue les différents types de billetterie.
Définir une solution appropriée
Le choix d’une solution de billetterie sera déterminé par vos besoins mais aussi par vos objectifs en termes d’audience, de lieu de vente ou de fonctionnalités, comme le contrôle d’accès. Voilà pourquoi il est essentiel de connaître les différents types de billetterie, leurs avantages et inconvénients.
Il y a plusieurs catégories d’acteurs dans le domaine de la billetterie :
- Les réseaux de distribution (Fnac Spectacles, Ticketmaster, Digitick…) vous permettent de vendre en ligne (ou physiquement, dans leur propre réseau de magasin).
- Avantage : vous profitez de leur popularité et donc de leur large audience.
- Inconvénient : ils ne peuvent que venir en complément d’une autre solution si vous souhaitez également vendre “sur place” sur votre lieu de spectacle.
À noter, une catégorie particulière de réseau de distribution, les “discounters” qui proposent des billets à prix réduits (http://www.billetreduc.com/, http://www.ticketac.com/).
- Les logiciels “historiques” (Rodrigue, Satori, Sirius, Tickboss…) : ce sont des solutions dites “off-line” ou locales.
- Avantage : elles sont plus poussées en termes de fonctionnalités comme la gestion des tarifs et la gestion de la base public.
- Inconvénient : elles ne sont pas nativement adaptées à la vente en ligne.
Elles ont néanmoins progressivement développé des modules “en ligne” pour compléter leur offre (on parle alors parfois de solutions hybrides).
- Les solutions 100 % en ligne (SaaS) comme Weezevent.
- Avantage : elles ne nécessitent aucune installation en local et proposent, de plus en plus, des outils pour le contrôle d’accès et le pointage des billets sur place.
- Inconvénient : elles sont parfois limitées en fonctionnalités (ex : Weezevent, pas de gestion des places numérotées…).
Un point important est à prendre en compte pour les solutions en ligne ou hybrides : il est primordial de s’assurer de la solidité financière du prestataire pour la billetterie, car c’est lui qui récupère l’argent (en prenant une commission) et qui doit vous le transférer.
Respecter la législation
Avant de mettre en place une billetterie, vous devez connaître les contraintes légales émanant de l’administration fiscale, qui doit pouvoir contrôler vos ventes. On prendra comme référence la législation de la billetterie mise à jour en 2007. Le principe de base est que le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant.
On trouve plusieurs cas de figures :
- Les billets classiques (carnets à souche) : vous devez respecter les mentions obligatoires sur les billets : numérotation séquentielle, délai de conservation des souches… (Code général des impôts, annexe 4, CGIAN4. – Article 50 sexies B)
- Les billets électroniques : la transaction doit être traçable dans votre système de billetterie (loi de 2007 relative aux obligations des exploitants de spectacles). Le système doit assurer l’enregistrement des opérations liées à la billetterie, et l’entrée dans le lieu de spectacle. Chaque opération doit posséder un numéro d’opération lié à un événement (commande, annulation…) qui sera conservé dans le fichier.
Quelle que soit la forme du billet, certaines mentions sont obligatoires. Elles sont présentes au recto du billet pour une billetterie physique, ou dans le système informatique pour une billetterie dématérialisée :
- Nom de l’exploitant
- Nom du spectacle
- Numéro d’ordre du billet
- Catégorie de la place
- Prix global payé par le spectateur ou mention de la gratuité
- Nom du fabricant ou de l’importateur (billets pré-imprimés)
Il y a donc de nombreuses obligations juridiques lorsque vous mettez en place une billetterie. Pour plus de détails sur le sujet, vous pouvez consulter le site de l’IRMA. Selon la solution de billetterie choisie, les informations recueillies par votre système de billetterie vont aussi vous servir à créer une base public pour mieux connaître votre cible.
Fidéliser grâce à votre billetterie
Constituer et exploiter une base public est un enjeu majeur de la billetterie. C’est ce qui va vous permettre de fidéliser et d’avoir une fréquentation plus stable. Néanmoins vos possibilités de constituer cette base de données dépendent de la solution de billetterie et de l’utilisation ou non d’un outil tiers pour gérer votre base public.
Soit :
- Vous n’aurez aucune information sur le public. C’est le cas pour les billets vendus par les réseaux de distribution.
- Vous pourrez gérer votre base public depuis le logiciel de billetterie. C’est le cas des solutions classiques ou hybrides. Cela comporte des limites en termes d’intégration avec les plateformes emailing.
- Vous pourrez mettre en place une base public à partir d’un outil tiers (comme Orfeo). Pour cela vous devrez vous assurer de pouvoir transférer les données depuis votre solution de billetterie jusqu’à cet outil.
On constate que selon la catégorie de billetterie et l’outil, vous pouvez être totalement coupé des informations sur votre public ou au contraire en récolter le maximum pour mieux fidéliser.
Nous voyons donc que le sujet de la billetterie est complexe et vous demande de connaître non seulement vos besoins, la législation mais aussi vos objectifs de fidélisation du public. En faisant le bon choix, vous pourrez optimiser votre nombre de spectateurs et garder une image de professionnel aux yeux du public et des autres acteurs culturels. Il ne reste plus qu’à vous poser les bonnes questions et suivre notre série d’articles à venir sur les points essentiels de la billetterie, sur Coulisses.
Source images : Flickr/Licence Creative Commons : Reinhold Behringer /Suzanne et les nuages