Dans les métiers du spectacle vivant, des équipes souvent dispersées géographiquement sont amenées à se coordonner et doivent pour cela organiser des réunions. La distance qui sépare les divers interlocuteurs rend parfois une réunion physique impossible, par exemple dans le cas d’une discussion entre les chargés de production d’une compagnie se trouvant sur le lieu d’un festival et un administrateur resté au siège. Coulisses vous livre quelques conseils pour gérer ce genre de situation au mieux.
Les techniques de réunion virtuelle ont beaucoup évolué depuis les premières conférences téléphoniques, et incluent des fonctionnalités vidéo de qualité toujours plus satisfaisante, notamment sur les appareils mobiles. Pour les professionnels du spectacle vivant, le choix d’une réunion virtuelle peut représenter un gain de temps, d’argent et de productivité. Mais il comporte également quelques écueils.
Quelles sont les précautions à prendre avant d’organiser votre réunion virtuelle ?
- Avant toute chose, définissez le nombre de participants à votre réunion. S’agit-il d’une réunion de votre équipe technique ? Des chargés de communication ? Le nombre et la fonction des participants dépend du ou des sujet(s) à l’ordre du jour. Bien choisir vos interlocuteurs vous permettra de limiter le risque de dysfonctionnements, de problèmes techniques et donc d’interruptions.
- Peut-être davantage que dans le cadre d’une réunion physique, une bonne préparation est importante (briefs en amont, notes d’information, etc.). L’animateur principal doit lui aussi être bien préparé (introduction, explication du déroulement de la réunion, etc.). Plus votre réunion virtuelle est structurée, plus vous pallierez les défauts inhérents à ce type de conférence (perte de rythme, interventions simultanées des différents participants, etc.).
Effectuez des tests techniques (état de la connexion, configuration réseau, audio et vidéo). Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises le jour J.
Assurez le bon déroulement de votre réunion
- Faut-il utiliser la vidéo ? L’image peut grandement favoriser l’immersion et ainsi contrer l’un des principaux travers de la réunion virtuelle. La taille de l’image est déterminante dans la sensation de présence ; certaines sociétés l’ont compris et proposent des installations conséquentes qui renforcent le réalisme. En revanche, la vidéo peut augmenter le risque de problèmes techniques, et donc de décrochages du fil de la réunion, ce qui est contre-productif.
- Le respect du tour et du temps de parole de chacun est très important. Définissez des règles simples, comme le fait de se présenter à chaque prise de parole, surtout lorsqu’il y a un nombre élevé de participants.
- Pensez à l’après conférence. Si un nombre important de points est abordé pendant la réunion, il sera difficile d’en garder l’essentiel sans prendre des notes. Certains outils comme Solid sont dédiés à la gestion de toutes les étapes d’une réunion virtuelle ; d’autres comme Amolto Call Recorder ou CallTrunkpour Skype vous permettront d’enregistrer vos conversations.
Tirez le meilleur parti de votre réunion virtuelle
- Comme pour tout type de réunion il est indispensable, pour en tirer profit, de rédiger un compte-rendu rigoureux. Des solutions comme Evernote ou Google Keep vous seront d’une aide précieuse.
- Utilisez des outils participatifs pour prendre en compte efficacement les remarques de chacun (comme un GoogleDoc par exemple).
- Apprenez de votre expérience : il se peut que vous n’ayez pas l’habitude de ce genre de réunions, voire que cela vous mette mal à l’aise ; essayez de faire le bilan de votre prestation, et d’en tirer des enseignements pour faire mieux la prochaine fois.
Il existe un nombre important de solutions pour l’organisation de réunions virtuelles. Les logiciels les plus courants et gratuits (Skype, Hangouts…) offrent des fonctionnalités de base et sont idéals pour mener efficacement vos réunions virtuelles en petit comité. Les solutions payantes ont l’avantage d’offrir des fonctionnalités plus développées et des services supplémentaires. Un logiciel comme GoToMeeting permet par exemple d’organiser des webinars pouvant accueillir jusqu’à 1000 participants. A vous de choisir la solution qui convient le mieux aux besoins de votre activité.
Source image à la Une : Flickr/Martijn de Valk