Transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est entrée en septembre dernier dans sa phase 3. Il s’agit de la dernière étape avant sa généralisation obligatoire à toutes les entreprises le 1e janvier 2017. Quels sont les impacts à prévoir pour les employeurs du spectacle vivant ? Coulisses fait le point.
La DSN, qu’est-ce que c’est ?
Avant la Déclaration Sociale Nominative (DSN), le traitement des paies et les différentes déclarations sociales étaient des procédures distinctes. Créée par la loi Warsmann du 29 février 2012, la DSN remplace la majorité des déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données de paie. En d’autres termes, la DSN est générée automatiquement chaque fin de mois après l’établissement de la paie.
L’employeur (ou son prestataire en charge de la paie) dépose cette déclaration unique sur le site dédié, Net-entreprise.fr, qui se charge, ensuite, de transmettre les informations aux organismes de protection sociale et administrations concernés. L’objectif affiché est de réduire le nombre de déclarations à effectuer ainsi que les risques d’erreurs et la charge de travail qui en découlent, en faisant coïncider les déclarations avec le rythme des paies.
En parallèle des déclarations de charges (Urssaf, Retraite…), les employeurs seront également tenus de signaler via la DSN les « événements » tels que les arrêts de travail, les reprises de travail ou encore les fins de contrat. Cette Déclaration Sociale Nominative, dite alors « événementielle » a pour objectif de raccourcir les délais d’indemnisation.
Un déploiement progressif
Obligatoire depuis mai 2015 pour les grandes entreprises (phase 1), la DSN a été déployée progressivement au sein de toutes les entreprises durant l’année 2016 (phase 2) et sera généralisée au 1e janvier 2017 à toutes les entreprises du secteur privé (phase 3).
L’intégration progressive par phase avait pour objectif de sécuriser le système. Après l’identification des entreprises et de chaque salarié en phase 1, des cotisations DUCS Urssaf en phase 2, la phase 3 permet d’intégrer des organismes complémentaires, dont notamment la Caisse des Congés Spectacles. D’autres évolutions suivront, une fois la généralisation opérée.
Producteurs de spectacles : ce qui change avec la DSN
À la différence d’une entreprise de même taille évoluant dans un autre domaine, les producteurs de spectacle qui embauchent des artistes et techniciens intermittents doivent gérer des volumes d’embauche conséquents, représentant jusqu’à plusieurs centaines voire milliers de contrats par an. Cette gestion des volumes soulève donc la question du temps passé aux tâches administratives, des risques d’erreurs ou de retards…
Pour les structures du spectacle vivant, d’un côté la DSN devrait simplifier certaines opérations. Vous n’aurez, par exemple, plus besoin d’envoyer la DUCS Urssaf ni les certificats d’emploi des congés spectacles (qui peuvent être nombreux, si vos distributions comportent plusieurs dizaines d’artistes et/ou techniciens). En effet, ces informations seront transmises automatiquement à partir de la DSN mensuelle.
Mais d’un autre côté, la simplification ne sera pas généralisée car, d’après notre compréhension, il sera toujours nécessaire de passer par Pôle Emploi pour les Attestations Employeur Mensuelles (AEM). Et il faudra toujours transmettre directement les déclarations annexes comme celles relatives au FNAS, au CMB ou à l’AFDAS, qui restent pour l’instant “hors DSN”.
De même, tous les éléments liés à la « vie du contrat d’un salarié » (arrêt maladie, reprise de travail, fin de contrat, etc.) sont à transmettre dans les 5 jours suivant l’événement via la DSN événementielle. En ce qui concerne les “fins de contrats”, qui sont en théorie à transmettre dans les 5 jours suivant l’événement via la DSN événementielle, elles concernent uniquement les salariés permanents. Toujours d’après notre compréhension, les fins de contrats intermittents sont exclus des signalements d’évènements « Fin de contrat » (et heureusement, car sinon cela représenterait une complexification importante, vu le volume). Néanmoins, nous vous conseillons de surveiller la communication des autorités en charge de la DSN sur ces points qui pourront éventuellement évoluer à l’avenir.
Pour finir, la DSN va imposer un rythme “mensuel” qui rendra plus difficile, voire impossible, un réajustement du nombre d’heures travaillés et des salaires versés auparavant déclarés chaque trimestre.
En pratique….
Sachez que vous entrez dans le dispositif DSN (donc au plus tard au 1er janvier 2017), vous devez obligatoirement en informer tous vos salariés existants. En effet, la DSN traite de données à caractère personnel sur lesquelles vos salariés disposent d’un droit d’accès et de rectification, tel que le prévoit la loi. Le site d’informations de la DSN propose d’ailleurs un modèle-type de lettre d’information. Cette information peut prendre la forme d’un courrier papier, d’un mail… mais vous devez attester de cet envoi à chacun. De même, chaque nouveau salarié doit également être informé : vous pouvez par exemple l’inscrire au sein du contrat de travail.
Par ailleurs, pour transmettre la DSN et si vous ne déléguez pas cette tâche à un tiers, il vous faut un logiciel de paie compatible. Toutefois, si vous n’en disposez pas, le guichet professionnel Izilio, est un site gratuit sur lequel les employeurs peuvent, notamment, saisir eux-mêmes leur DSN. Izilio transmet instantanément les DSN sur le site net-entreprises.
Enfin, n’oubliez pas que si vous voulez gagner du temps dans l’établissement de vos éléments de paie, vous pouvez utiliser le module gestion d’Orfeo, qui permet de transmettre en quelques clics à votre prestataire les éléments de paie établis à partir de vos plannings et budgets de production (au format Excel ou sPAIEctacle).
La DSN réorganise un certain nombre de procédures administratives liées à l’embauche et aux charges. Si vous ne vous êtes pas encore penchés sur la question, nous vous conseillons, dès à présent, de vous rapprocher de votre expert-comptable.
Merci à Catherine Arresteilles du Cabinet Scène Gestion pour ses conseils dans la rédaction de cet article.