Souvent limitée à l’affichage d’informations de contact, la signature email est en réalité un outil marketing puissant. En plus des informations classiques, elle permet d’envoyer à votre public et à vos partenaires des renseignements utiles sur votre actualité (programmation, promotions, etc.). Les personnes chargées de la diffusion et de la communication au sein de votre structure n’utilisent pas encore de signature email, ou se contentent d’un modèle basique ? Coulisses vous propose d’apprendre à mieux exploiter les possibilités qui vous sont offertes.
Pourquoi une signature email ?
La signature email est l’outil par lequel vous rappelez à vos interlocuteurs qui vous êtes (nom et coordonnées) et quelle est votre fonction (poste et niveau de responsabilité) au sein de votre structure. Elle présente divers avantages :
- À chaque email, vous communiquez l’intégralité de vos informations de contact, de manière systématique ;
- Si elle est mise à jour régulièrement, une signature peut être un outil de communication efficace sur votre actualité ;
- Lorsqu’elle est bien présentée, elle donne une impression de sérieux à vos interlocuteurs.
Quelles informations inclure ?
Une signature email n’est pas une lettre d’information, et l’objectif n’est pas d’y inscrire le maximum de renseignements sur vous ou l’activité de votre structure. Sélectionnez plutôt un nombre limité d’informations pertinentes, et présentez-les de manière claire et succincte :
- Indiquez au minimum vos nom, prénom, fonction, nom de structure, numéro de téléphone et site internet ;
- Vous travaillez dans le milieu du spectacle vivant, il est donc judicieux d’ajouter également vos contacts sur les réseaux sociaux, et/ou votre adresse postale. Si vous écrivez déjà depuis une adresse email, il n’est pas impératif de la répéter ;
- Vous pouvez éventuellement ajouter une photo de vous, ou le logo de votre structure ;
- Enfin vous pouvez ajouter une bannière comme élément de communication ponctuel (programmation, évènement, appel au financement participatif, etc.), qui vous permettra d’informer vos interlocuteurs sur vos activités du moment.
Attention, votre signature email ne doit pas uniquement reposer sur une image car cela pourrait causer des problèmes d’affichage.
Exemple et contre-exemple de signature email
Une signature est une arme à double tranchant, et vous devez veiller à ce qu’elle ne rallonge ni n’alourdisse inutilement vos courriers.
- Voici un exemple de signature email réussie :
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Elsa Dupont
Chargée de diffusion // communication
Compagnie La Roulotte de Madelon
04 78 65 72 28 // 06 32 73 35 18
www.roulottedemadelon.com // facebook.com/laroulotte
PHOTO, LOGO ou petite BANNIÈRE ”actu”
- À l’inverse, voici une forme de signature à éviter. En cause : trop d’informations et un aspect brouillon (changements de police, changement de taille, couleurs, etc.)
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Manuel RICHARD
RÉALISATEUR ET METTEUR EN SCÈNE
Compagnie La Roulotte de MADELON
13 Avenue des frères lumière 69 008 Lyon
0478387497/0632733518
Skype : manurichard Mail : manurichard@roulottedemadelon.com facebook.com/laroulotte IMAGE imposante et/ou peu pertinente
Optimisation et mise à jour de vos signatures
Dans certaines structures, on voue une véritable passion aux signatures email et à leur actualisation ! Si vous souhaitez optimiser votre signature email, ou si vous n’êtes pas certain d’être en mesure d’obtenir le meilleur résultat possible, il existe des logiciels pour vous aider à créer votre signature automatique. Le site internet Wisestamp vous permet de créer des signatures agréables, en nombre illimité et modifiable à volonté. Ce type de produit est adapté si vous cherchez une signature personnalisée, mise à jour régulièrement en fonction de votre actualité (promotion d’un spectacle, dernières places disponibles, etc.).
Enfin, n’oubliez pas que quelle que soit la manière dont vous créerez votre signature email, il est indispensable d’adopter un standard pour l’ensemble des signatures de votre structure.