La mise en place et l’organisation d’une production impliquent généralement un ensemble de tâches complexes : suivi de projets, salaires, gestion du quotidien… Heureusement, des outils – comme Orfeo, Trello ou Weezevent – existent pour vous faciliter le travail. Découvrez le top 5 des logiciels pour gérer vos tâches, sélectionnés pour vous par les équipes de Coulisses.co.
1/ Pour la gestion globale de votre activité : Orfeo
À travers une interface claire et épurée, Orfeo vous permet de mieux gérer votre activité au quotidien, que vous soyez un producteur, un festival, un lieu de spectacle (théâtre, salle de concert, opéra) ou une agence artistique.
Avec Orfeo, vos données sont organisées : un annuaire centralise vos contacts (artistes, agents, mécénes, diffuseurs, journalistes…) et le partage d’informations avec votre équipe se fait en un clic. Les tâches les plus répétitives (feuilles de routes, contrats, transferts d’informations vers vos logiciels de paie, e-mailing…) sont par ailleurs facilitées. Orfeo vous aide à mieux développer votre activité en vous laissant vous concentrer sur l’essentiel.
2/ Pour la gestion de projet : Trello
Vous en avez assez de lister chaque jour sur un cahier les tâches à accomplir ? Avec Trello, vous optez pour une liste numérique intelligente et collaborative.
Organisé en colonnes, que vous nommez comme vous le souhaitez – par exemple, d’“Aujourd’hui” pour les plus urgentes à “Cette semaine” pour les moins importantes -, Trello s’articule autour d’un ou plusieurs tableaux de bord, que vous pouvez partager avec vos collaborateurs. En plus de l’intitulé de la tâche, vous pouvez préciser :
- le membre de Trello qui devra accomplir la mission en question ;
- une description, avec au besoin une pièce jointe ;
- une check-list ;
- une date d’échéance ;
- un label, mis en avant par un code couleur.
3/ Pour la présence sur les réseaux sociaux : Hootsuite
Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn… gérer sa présence sur les différents réseaux sociaux relève parfois de la gageure. Hootsuite centralise ces différents flux et peut les analyser efficacement.
Hootsuite est en effet un tableau de bord, qui permet de veiller sur les réseaux sociaux et d’y partager du contenu. Il se compose de colonnes, dont vous déterminez vous-même le contenu : par exemple, les publications Facebook et les commentaires dans la première, les posts sur Google+ dans la seconde, Twitter et vos interactions dans la troisième…
Vous pouvez y ajouter des applications gratuites, pour gérer en complément vos comptes Youtube et Instagram, et analyser l’impact de vos publications dans l’outil dédié proposé par le site.
4/ Pour la gestion des paies dans les entreprises du spectacle : sPAIEctacle
Le logiciel sPAIEctacle vous permet de réaliser, gérer et analyser en profondeur vos paies. Il est déjà utilisé par plus de 3 500 organisateurs, producteurs et salles de spectacles en France, et prend en charge entre autres :
- le contrat de travail ;
- la déclaration unique d’embauche (DUE) ;
- le versement des salaires avec la création d’un livre de paie et d’un récapitulatif des paies ;
- l’attestation chômage et le certificat Congés Spectacles ;
- les déclarations sociales et les écritures comptables ;
- l’état des congés payés des différents salariés, avec l’édition d’une liste des compteurs de congés à prendre et la gestion des RTT.
5/ Pour la billetterie : Weezevent
L’objectif de Weezevent ? Vous permettre de créer en cinq minutes votre billetterie pour vendre tous vos billets d’événements. 40 000 clients ont déjà adopté cette solution, des Rencontres Trans Musicales de Rennes au festival Juste pour Rire au Canada… en passant par les organisateurs de cours d’œnologie.
Intégrable à n’importe quel site officiel et sur les réseaux sociaux, Weezevent peut également être utilisé sur place, le jour de votre événement. Son interface, simple et intuitive, génère des billets à souches, des badges ou des PDF scannables, avec une imprimante classique.
Source image à la Une : Pixabay