Les outils collaboratifs se sont invités dans notre quotidien. Bien plus que des solutions pour mieux gérer les projets, certains outils permettent carrément de les accélérer, en faisant tomber certaines contraintes liées tout particulièrement au monde du spectacle vivant (distance entre les interlocuteurs, dispersion des équipes, emplois du temps à corréler…). Échanger des idées, créer, modifier… tout peut se faire peu importe le lieu où vous êtes et peu importe l’heure. Coulisses vous propose de découvrir ces solutions qui vont changer votre façon de gérer vos productions.
Les outils de partage de documents
Qui n’a jamais perdu un temps précieux à se plonger dans ses emails pour retrouver la bonne version d’un planning de production, la dernière version avec correction de la fiche d’un artiste ou encore l’affiche avec le bon logo validé par le producteur ? Pour réduire les échanges par emails et être sûr de toujours disposer de la bonne version d’un document des outils de partage existent. Citons notamment Google Drive, une suite bureautique avec tableur et traitement de texte, enregistrés en ligne, sur lesquels vous pouvez travailler à plusieurs en même temps. La plateforme Dropbox permet quant à elle d’échanger des fichiers lourds comme des vidéos ou visuels dans leurs formats originaux. Sans compter OneDrive, Box, iCloud et bien d’autres. Tous ces services de stockage en SaaS permettent un accès partagé aux documents. Vous évitez ainsi de multiplier les versions !
Les outils de gestion de projets
Et si la force du partage s’appliquait aussi aux outils de gestion de projet ? C’est possible avec des outils comme Trello, Wunderlist, Azendoo ou encore Basecamp. Ces solutions aux noms étranges vous proposent de gérer vos projets sous forme de listes. Trello est un outil orienté vers la gestion en plusieurs étapes d’une tâche tandis que Wunderlist se veut plus simple et adapté aux smartphones et aux petites tâches. Azendoo offre plusieurs options pour créer une tâche (à partir d’un e-mail, d’un message reçu sur Azendoo…) alors que Basecamp permet de voir très simplement la progression d’un projet grâce à une frise temporelle. Vos projets sont organisés comme des flux (idées, à faire, en cours, fait, et vous pouvez inviter des utilisateurs à interagir. Les interfaces de ces outils sont intuitives et la présentation sous forme de tableaux de bord permet à chacun de participer instantanément.
En bonus, la plupart de ces outils sont accessibles depuis un PC ou un Mac, mais aussi via mobile et tablette sous forme d’application. Vous ne quittez jamais des yeux le montage d’une production et son avancement.
Les outils de communication
Ah, ce bon vieux téléphone…. Il a changé depuis ces 30 dernières années. Tellement changé qu’aujourd’hui, plus besoin de prendre le combiné et de se contenter d’une communication à deux personnes seulement. Pour améliorer les échanges avec d’autres professionnels du spectacle vivant, vous pouvez communiquer avec des outils très pratiques comme Hangout ou Skype. Échanger des SMS, tchater, faire suivre des documents audio et vidéo (extrait de spectacle, bande démo), le tout en un seul endroit : c’est facile aujourd’hui. Comme pour les outils de partage de documents et les outils de gestion de projet, les échanges peuvent se faire via mobile et tablette. Ce qui est indispensable lorsqu’il faut faire un point avec son équipe technique qui est à l’autre bout de la France, ou connecter artiste, producteur et agent artistique, qui se trouvent à trois endroits différents !
Les outils collaboratifs constituent donc une excellente solution pour apporter plus d’échanges et de dynamisme dans vos projets, et pour vous simplifier le quotidien. Ces outils sont utilisés aussi bien dans le commerce, l’industrie que dans le monde associatif. S’ils représentent un bon point de départ, une solution professionnelle reste plus adaptée car elle intégrera les problématiques liées au monde du spectacle vivant.
Source de l’image à la Une : Flickr (Derek Key)