Dans le domaine de l’événementiel et de la culture, les bénévoles sont bien souvent indispensables. Sans eux, peu de festivals pourraient exister ! S’ils ne sont, par définition, pas salariés — ce qui signifie qu’il ne peut y avoir de lien de subordination —, ils doivent être guidés dans les tâches qu’ils ont à accomplir. Comment procéder ? Quelles idées mettre en place ? Comment s’assurer que le travail est bien fait ? Albin de la Tour, directeur du festival 1001 Notes — qui mobilise une cinquantaine de bénévoles —, nous aide à y voir plus clair.
Des référents pour être informé
Souvent à la recherche d’une expérience dans le milieu de la culture, toujours (du moins, nous l’espérons !) passionnés par le spectacle vivant, les bénévoles font partie intégrante de l’organisation de très nombreux festivals en France. Mais être présent ne suffit pas à être efficace.
En tant que chargé de production, il vous revient de favoriser cette efficacité et de piloter vos équipes de bénévoles. Pour cela, chacun d’entre eux devra avoir un référent au sein de l’équipe. Par exemple, le bénévole en charge des affiches sera en lien avec le responsable de la communication. De la même façon, celui qui s’occupe des pupitres “rendra des comptes” au responsable technique.
“Nous avons découpé le festival en “pôles” (billetterie, technique, restauration…), témoigne Albin de la Tour, directeur du festival 1001 Notes. Pour chaque pôle, un bénévole devient référent, et donc responsable des autres bénévoles. C’est à ce référent que tout le monde doit s’adresser pour les imprévus, l’avancée des missions, les éventuelles questions… Les référents font ensuite un retour complet aux membres de l’équipe de 1001 Notes.”
Des missions précises
Pour bien “occuper” les bénévoles durant votre événement, vous devrez leur confier des missions précises. Il faudra ainsi, notamment, leur fournir des plannings. En fin de journée, un débriefing pourra vous être d’une aide précieuse pour la suite de l’organisation.
“Comme les bénévoles ne sont pas des salariés, il n’est pas possible d’être trop exigeant, reprend Albin de la Tour. Les bénévoles donnent de leur temps. Malgré tout, leurs tâches doivent être accomplies. Il faut donc leur permettre de le faire dans de bonnes conditions, en leur donnant toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. Il faut par ailleurs toujours rester positif, faire preuve d’esprit d’équipe, tout en les responsabilisant puisque leur rôle parmi nous est important.”
Certains logiciels, comme Orfeo, peuvent vous aider au quotidien à gérer vos équipes — et donc vos bénévoles. “La première année, nous nous servions de Google Drive pour partager des documents. Ensuite, nous sommes passés aux plannings partagés. Cette année, nous avons souhaité aller plus loin. C’est pour cela que nous nous servons d’Orfeo.” Cet outil vous permettra notamment de gérer les feuilles de route, les plannings, les contacts… Un compagnon indispensable lorsque l’on organise un événement culturel !
Cinq conseils pour bien gérer vos bénévoles
1/ Pour bien vérifier la progression des tâches qui leur ont été confiées, il est important de demander à vos bénévoles de rendre compte de ce qu’ils font. Toujours dans l’esprit positif qui caractérise le bénévolat, n’hésitez pas à leur poser des questions !
2/ Vous ne pourrez pas gérer vos bénévoles sans une bonne organisation. Les plannings partagés s’imposent !
3/ Les bénévoles doivent être bien intégrés à l’équipe. Présentez donc individuellement chaque nouveau venu, par exemple lors des premières répétitions. Vous pouvez également proposer un trombinoscope, disant qui est qui et qui fait quoi.
4/ Vos bénévoles seront très probablement intéressés par le monde du spectacle vivant. Pour contribuer à les motiver, vous pouvez leur offrir quelques “bonus”, comme les faire assister à certains spectacles gratuitement, leur permettre de rencontrer les artistes, les inviter à participer aux dîners après les spectacles, etc.
5/ Ne demandez pas “trop” à vos bénévoles : insistez pour qu’ils ne s’engagent sur un temps de présence que s’ils sont sûrs de pouvoir le tenir. Un bénévole qui vous aide une heure par jour, comme il l’avait promis, vous fera perdre moins de temps que celui qui vient 3 heures alors qu’il avait accepté d’être présent 8 heures par jour
La gestion des bénévoles doit constituer l’une de vos premières préoccupations. Après tout, de cette organisation dépend aussi l’image de votre événement ! D’autant que les bénévoles peuvent aussi devenir… de nouveaux collaborateurs. Une bonne gestion vous permettra de repérer facilement les talents de demain !
Source image : Flickr/Victor Nuno