Deuxième volet de notre dossier consacré aux solutions de paie spécifiques au domaine du spectacle. Après le premier volet, consacré aux logiciels de paie du spectacle (sPAIEctacle, DV Log, Legilog, coolpaie), nous nous penchons aujourd’hui sur une autre alternative au recours à l’expert-comptable ou au prestataire de paie “classique” : les services de gestion de la paie du spectacle en ligne.
Des prestataires de paie du spectacle “2.0”
Dématérialisation, transformation numérique, solutions en ligne…l’organisation des échanges et processus métiers évolue à pas de géants. Le secteur de la paie des intermittents du spectacle n’est pas en reste, avec l’avènement de nouvelles plateformes et services proposant une externalisation dématérialisée de la paie des intermittents : Movinmotion, InterCachet, Alter Ergos…
La différence avec un prestataire de paie du spectacle classique ? La dématérialisation, c’est-à-dire la transmission des données sous forme numérique, de manière la plus automatique possible, à toutes les étapes du processus :
- envoi ou saisie dans un « extranet » (espace en ligne) des éléments de paie
- génération de contrats d’artistes / techniciens intermittents
- déclaration préalable à l’embauche
- signature électronique des contrats
- génération des fiches de paie et des documents
- transmission (*) des documents salarié (fiche de paie, AEM, Congés Spectacles)
- transmission (*) des documents employeur (bordereaux de déclaration, …)
- transmission des écritures comptables
- réalisation des télé-déclarations, voire des télé-paiements
(*) ou consultation via un espace en ligne
Finalement, l’idée est de dégager du temps sur les tâches répétitives par rapport à l’époque pas si lointaine où on recevait du prestataire de paie une grosse enveloppe contenant tous les bulletins de paie, AEM et Congés Spectacles du mois, qu’on devait ensuite trier, repartir par salarié pour les envoyer à chaque salarié par courrier postal ! Ou, plus récemment, un énorme fichier PDF qu’il fallait découper en fichiers individuels à envoyer par mail à chaque salarié et à archiver dans des dossiers sur votre serveur. Cela vous rappelle quelque chose ?
L’idée générale est donc de fluidifier les échanges et d’automatiser au maximum ce qui peut l’être. Mais n’oublions pas que la paie du spectacle est un sujet complexe, entre les différentes conventions collectives, les minimums légaux à respecter, la gestion des heures supplémentaires…Donc, même si on dématérialise, une étape de validation manuelle est indispensable, afin que le prestataire puisse détecter les problèmes éventuels et vous en faire part, avec que vous puissiez apporter les précisions nécessaires
En outre, il est important de pouvoir parler à être humain – qui plus est, à un spécialiste de la paie du spectacle ! – en cas d’interrogation ou de précision souhaitée. C’est ce que proposent le trois services sur lesquels nous avons choisi de faire un zoom dans ce dossier.
Zoom sur trois plateformes de gestion de paie du spectacle
Movinmotion
Fondée en 2012, Movinmotion est une plateforme web collaborative et de gestion des ressources humaines qui permet de « fluidifier et de dématérialiser à 100% l’embauche des techniciens et des artistes et techniciens », indique Jean Despax, co-fondateur. La plateforme gère aujourd’hui la paie de plus de 700 structures – sociétés de production, studios, compagnies et théâtre- dont 30% relèvent du spectacle vivant : « 1/3 de spectacle vivant subventionné, et 2/3 de spectacle vivant privé ».
Le principe ? Les employeurs saisissent en ligne les informations d’embauche des intermittents (informations administratives, durée d’engagement, jours travaillés, cachets, défraiements…) pour chaque projet. Ces informations sont ensuite traitées par l’équipe de Movinmotion : « Nous avons 7 gestionnaires de paie actuellement en interne, 3 nouveaux viendront renforcer début 2018 ».
Tout commence par une étape de validation manuelle. Concernant les incohérences, « nous avons développé un système d’alertes qui permet de pointer du doigt tous les cas particuliers nécessitant une vérification plus approfondie : l’application remonte 90% des alertes conventionnelles à la saisie, puis sur le tableau récapitulatif des paies avant envoi en édition. Pour le reste, cela fait partie des éléments que nos gestionnaires vérifient manuellement, et remontent l’information à l’employeur, qui décide en connaissance de cause » explique Jean Despax.
Les gestionnaires n’ayant presque plus de saisie manuelle à faire, « leur temps peut donc être davantage utilisé pour accompagner les clients, gérer les interactions avec les caisses en cas de problème, et opérer des vérifications sur les bulletins ». Ces gestionnaires sont joignables par téléphone ou mail pour les questions d’ordre social, juridique ou technique.
Une fois les données vérifiées, les bulletins de paie sont générés (via le logiciel Silae), ainsi que les documents associés (AEM, Congés Spectacles) . Puis tout est mis à disposition en ligne pour l’employeur ainsi que pour les intermittents, via un « espace salariés ».
Quelle responsabilité en cas d’erreur ? « Nous produisons les bulletins de salaires et les déclarations sociales de nos clients conformes à la loi et à la convention collective que le client considère comme applicable, à partir des éléments saisis sur l’interface Movinmotion que nous mettons à disposition », souligne Jean Despax. « Si néanmoins, ils n’appliquent pas correctement la convention collective ou le droit du travail, ils engagent leur responsabilité. » En revanche, « si nous commettons des erreurs sur les taux, les plafonds, les bases, les exonérations, réductions ou crédits, ou s’il y a des problèmes de transmission, nous en portons la responsabilité via notre contrat de responsabilité civile . »
La plate-forme, qui a ouvert son capital au groupe Audiens, permet de également d’accéder aux minimas salariaux des différents conventions collectives, à l’estimateur de charges patronales, et d’effectuer en un clic des Déclarations Uniques d’Embauche. Jean Despax conclut « nos clients ont réduit de 50% leurs frais de gestion RH et divisé par 10 le temps passé sur ces problématiques ».
Intercachet
Créé il y a plus de 20 ans, InterCachet est un prestataire de paie spécialisé dans le spectacle « et depuis quelques années, dans le domaine de la culture, au-delà du spectacle », précise Denis Thévenin, son directeur. InterCachet, ce sont aujourd’hui 800 à 900 clients, soit 12 à 13 000 salariés gérés via le service. Parmi eux, « des structures du spectacle, ou de la culture, mais aussi des experts-comptables non spécialisés dans le secteur qui nous sous-traitent la paie des intermittents ».
Intercachet s’est inscrit depuis plusieurs années dans une logique de dématérialisation des échanges, tout en permettant une certain souplesse aux employeurs : « Vous envoyez les informations sous la forme que vous souhaitez, Excel ou autre » précise Denis Thévenin.
Une fois les données transmises, l’équipe de gestionnaire de paie vérifie les éléments fournis, relevant les éventuelles incohérences (eu égard aux seuils légaux, aux cachets mimina…). Un souci est détecté ? « Nous appelons ou envoyons un mail pour vérification et nous refaisons le bulletin de paie si nécessaire », précise Denis Thévenin.
Intercachet, c’est une équipe permanente, présente 52 semaines par an : « Nous sommes des êtres humains, nous répondons en direct, soit par téléphone, soit par mail, aux questions de nos clients. Nous leur apportons conseils et accompagnements, tant sur le plan technique que juridique ou social. » souligne Denis Thévenin.
Adossé à l’AGECIF (organisme de formation spécialisé dans le secteur culturel), InterCachet peut mettre si besoin l’un ses 150 intervenants spécialisés au service de l’employeur « Nous pouvons également répondre à des interrogations plus larges sur, par exemple, les droits d’auteurs, un conflit social… »
Une fois les documents de paie sont réalisés , à l’aide du logiciel sPAIEctacle, ils sont transmis sous forme électronique l’employeur. Souhaitant poursuivre cette logique de dématérialisation engagée, Intercachet indique « travailler sur la mise en place d’une plateforme dédiée aux salariés ». Quant aux télé-déclarations et aux télé-paiements, ils peuvent également être prise en pris en charge par Intercachet, en option.
Entre le coût d’achat d’un logiciel de paie, la maintenance, le temps passé à la réalisation des fiches de paie et à la veille, « les petites structures – 1 à 2, 3 fiches de paie par mois ou employeurs occasionnels- ont tout intérêt à sous-traiter la paie », conclut Denis Thévenin.
Alter Ergos
Fondé en 2015 par Laëtitia Coquelin a fondé avec Pascal Chevereau, Alter Ergos est une coopérative d’accompagnement des structures du spectacle (paie, administration, management) qui réalise déjà la paie de « plus de 600 salariés » et a l’ambition de « devenir grand ».
La structure a mis en place des services en ligne accessible 24h/24, notamment un espace client permettant de saisir en ligne ou modifier les fiches de renseignement des salariés, les éléments du contrat de travail et les informations nécessaires au traitement des paies.
Cet espace permet également de consulter et imprimer les documents : contrats de travail, DUE, bulletins de paie, bordereaux de cotisations, AEM & Congés Spectacles. Le tout avec une notion d’archivage « Nous conservons disponible dans l’espace employeur, les paies des trois dernières années afin de faciliter la recherche en cas de contrôle URSSAF par exemple », précise Laëtital Coquelin.
La télé-déclaration auprès des différentes caisses et le télé-paiement sont inclus dans la prestation. La réalisation des DUE et contrats de travail sont, là aussi, possibles en option. Alter Ergos propose également la possibilité d’effectuer une signature électronique des contrats.
Au delà de la prestation de réalisation de la paie, Alter Ergos propose avant tout « un accompagnement technique, juridique et social », souligne Laëtitia Coquelin. « Nous savons combien la paie est un domaine important et peut être lourd de conséquences. Dès lors que l’employeur a saisi ses données, quelque soit le type de fichier, sur la plateforme via son espace, nous les récupérons, vérifions leur cohérence notamment avec le cadre légal. Si nous remarquons quoi que ce soit, nous appelons le client pour l’alerter et le conseiller. »
Laëtitia Coquelin et Pascal Chevereau ont, tous deux, une longue expérience d’administrateurs du spectacle. Adhérents des deux syndicats du spectacle et de l’animation pour maintenir une veille juridique et sociale, ils s’appuient également sur l’accompagnement technique de sPAIEctacle, logiciel qu’ils utilisent. De même, l’espace clients propose un fonds documentaire permettant d’accéder aux conventions collectives, grilles de salaires et indemnités de déplacement, fiches pratiques…
Avec 70% de ses clients dans le spectacle vivant, Alter Ergos affiche donc une double expertise : une maitrise de la paie des intermittents et une connaissance fine du secteur du spectacle. Le tout, dans avec une volonté forte de dématérialisation des échanges. Prochaine étape : la mise en place d’un espace salarié à compter du 1er trimestre 2018 , où les artistes et techniciens pourront retrouver tous les documents de paie adressés par leurs employeurs.
De plus en plus de prestataires de paie du spectacle vont vers la dématérialisation. Cette liste non exhaustive est donc susceptible d’évoluer en 2018 ! Et à notre logiciel Orfeo, déjà interfacé avec sPAIEctacle, sera bientôt interfacé avec ces différents services en ligne, afin de permettre une transmission automatique des éléments de paie découlant des plannings de productions.