L’organisation d’un festival ou d’une saison de spectacles, c’est une affaire de précision. Le principal enjeu ? Que les spectateurs repartent le sourire aux lèvres. Pour que cela soit possible, il faut en amont une organisation irréprochable. Ce qui passe par une gestion des plannings efficace. Pour vous en approcher, suivez ces quelques conseils concoctés par l’équipe de Coulisses.
1/ Adoptez un agenda Google commun
Bien souvent, lorsque l’on organise des spectacles, de petites équipes gèrent de très nombreuses informations. Pour vous y retrouver, vous pouvez créer un agenda Google partagé. Il vous permettra de gérer à plusieurs :
- la programmation d’un festival — avec la liste des spectacles présentés et leurs dates, heures et lieux — ou d’une salle avec une liste de représentations ;
- les plannings techniques et de production : répétitions, arrivées et départs des artistes, montage et démontage des décors, réglages son et lumière, filage…
- les plannings de communication : présentation de la saison, conférences de presse, ouverture de la billetterie, mise en ligne d’un nouveau site web, arrivée des affiches…
2/ Structurez-le pour y voir plus clair
Un tel agenda brassera incontestablement un nombre incalculable de données. Il faudra donc l’organiser et le structurer. Deux solutions s’offrent à vous :
- Mettre en place un code couleur par type d’événement : bleu pour les spectacles, vert pour les montages techniques, gris pour les répétitions… Cela vous permettra notamment de voir, d’un seul coup d’œil, de quoi sera faite la journée de vos équipes.
- Faire le choix d’avoir un agenda par secteur (communication, mécénat, production…). Vous pourrez ainsi facilement isoler les événements liés à un domaine particulier !
Notez que les agendas Google vous donnent la possibilité de gérer les droits d’accès aux différents calendriers intégrés. Il sera par exemple possible de choisir de ne partager les événements liés à la communication qu’avec ceux qui sont concernés, ou d’en partager un autre en mode “lecture seule”, sans possibilité d’édition !
3/ Synchronisez votre agenda pour le consulter partout, même en déplacement
Vous êtes sur site ou en déplacement pour trouver des partenaires ? En synchronisant votre agenda partagé avec votre smartphone — Android, iOS ou Windows Phone —, vous pourrez consulter et éditer partout où vous vous trouverez vos différents plannings (production, communication, mécénat…). Rappelons que vous pourrez gérer sur votre smartphone plusieurs calendriers : personnels, professionnels, partagés… Un gain de temps incontestable !
4/ Crééz des rappels par mail ou par SMS
Lorsque l’on monte un projet, en particulier dans le monde du spectacle, tout le monde a toujours des dizaines de choses à faire, de la plus insignifiante à la plus incontournable : confirmer la réservation d’une salle, déposer un dossier de subvention, contacter un journaliste, commander un accessoire… À tel point que parfois, l’une de ces tâches peut vous sortir complètement de la tête.
La solution ? Programmez des alertes mails et/ou SMS dès qu’une tâche capitale s’ajoute. Ainsi, vous serez sûr que personne n’oubliera jamais rien !
5/ Faites-vous aider par des logiciels professionnels
L’agenda Google sera incontestablement d’une aide précieuse. Mais il ne peut pas tout faire :
- Il ne sait pas associer des fiches structurées (un programme, des participants…) à chaque élément de calendrier en dehors de simples documents textes ;
- Il ne propose pas de vue annuelle ;
- La gestion des contacts et des annuaires n’est pas intégrée…
Heureusement, il existe des logiciels, comme Orfeo, qui compensent ces limites. Cette application vous permettra notamment :
- d’avoir tous vos contacts sous la main ;
- de partager facilement des informations avec tous les membres de votre équipe ;
- d’automatiser les feuilles de route et les envois de mails…
En bref, ce type de logiciel va vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel en allant plus loin que ce que propose un agenda Google !
Avec ces quelques astuces, vous devriez pouvoir mieux coordonner vos plannings. Vous en connaissez d’autres ? Parlez-nous en dans les commentaires !
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