La signature de documents administratifs (contrats d’artistes, contrats de cession…) a toujours été une opération chronophage. A l’heure de la dématérialisation, la signature électronique apparaît comme une solution de substitution moderne et pratique. Mais qu’en est-il vraiment ? Comment cela fonctionne ? Quelle valeur juridique a-t-elle ? Décryptage…
La signature électronique, comment ça marche ?
Prenons l’exemple d’un contrat de travail qui doit être signé entre un producteur et un artiste.
Actuellement, le producteur doit préparer le contrat et l’envoyer à l’artiste par voie postale ou par mail. L’artiste doit alors signer manuellement le document et le renvoyer. Le processus peut prendre plusieurs jours, voire quelques semaines.
Grâce à une solution en ligne qui gère la signature électronique il suffit de :
- préparer le contrat dans un format bureautique (ex : document PDF) ;
- envoyer le document à l’artiste en renseignant son nom, prénom, téléphone et e-mail.
L’artiste reçoit le contrat par mail, ainsi qu’un code SMS qui lui permet de s’identifier et de signer électroniquement le document (le code fait ici office de signature, il peut être accompagné d’une demande de signature graphique grâce à un écran tactile ou une souris). Le contrat est ensuite archivé dans un coffre-fort numérique pour une durée de 10 ans.
Aspects légaux et juridiques
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Un document signé électroniquement peut être présenté au titre de preuve devant la justice à la condition que le procédé utilisé permette d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document, comme le stipule l’article 4 de la 2000-230 du 13 mars 2000.
La valeur juridique d’un document signé électroniquement ne vaut que s’il est conservé sous forme électronique. En effet, le document, s’il n’existe que de façon physique, n’a aucune valeur juridique puisque les signatures électroniques ne sont plus liées au document.
C’est pourquoi il est important de bien choisir son prestataire de signature électronique. Celui-ci aura pour mission de certifier l’identité de (des) signataire(s) et de protéger le document de toute modification.
Le prestataire auquel vous ferez appel doit être certifié au niveau français et européen (certification ISO, ETSI, etc). Il fera également l’objet d’un audit, a minima tous les 2 ans, par un organisme d’évaluation de la conformité vis-à-vis de la réglementation française et européenne.
Enfin, en cas de contentieux juridique, le prestataire devra démontrer l’exactitude des identités, des dates et des documents fournis vis-à-vis de tous les interlocuteurs.
Choix d’une solution : mode d’emploi
Plusieurs critères méritent une certaine attention lors du choix d’un prestataire :
- la conservation des données : comment sont conservés les documents ? Pendant combien de temps ? Comment sont-ils stockés ? Pouvez-vous les récupérer en cas de changement de prestataire, ou de faillite de celui-ci ?
- l’assistance juridique : quelles aides juridiques pouvez-vous obtenir de votre prestataire en cas de litige avec un signataire ?
- la valeur juridique à l’international : la signature électronique est reconnue dans de nombreux pays, mais avec des spécificités locales. Assurez-vous que le prestataire garantisse cette reconnaissance dans les pays qui vous intéressent.
Il existe deux modèles économiques en matière de signature électronique :
- les prestataires qui fonctionnent au forfait, avec par exemple signatures illimitées, utilisateurs illimités et diverses fonctionnalités supplémentaires suivant le forfait.
- ceux qui fonctionnent au volume. Vous êtes facturé en fonction du nombre de signatures.
Vous pouvez utiliser la signature électronique de deux façons :
- en passant par une plateforme de signature électronique telle que Yousign, Concord, ou Hellosign ;
- en utilisant un outil métier qui intègre l’un de ces logiciels.
La signature électronique est une solution rapide, moderne et écologique, qui vous fera gagner un temps précieux dans le traitement de vos documents. Maintenant que vous en savez un peu plus, êtes-vous prêt à adopter la signature électronique ? Laissez votre avis dans les commentaires !