La tenue d’une comptabilité est une obligation réglementaire pour la majorité des structures du spectacle vivant. Mais cela peut également être un très bon outil pour piloter son activité. Surtout lorsqu’on met en place un mode de fonctionnement permettant d’avoir une vision par activité. C’est l’objectif de la comptabilité analytique.
Comptabilité générale vs analytique
En premier lieu, la tenue d’une comptabilité a pour objectif l’établissement des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. Non seulement, ces documents permettent de déterminer les impôts et taxes dont votre structure est redevable. Mais surtout ils seront à fournir à de nombreuses occasions, notamment lors des demandes de subvention ou d’aides diverses.
On parle ici de comptabilité générale, car elle donne une vision globale de l’ensemble des mouvements financiers de l’entreprise, tout confondu. Elle sert aussi d’outils de gestion et d’informations sur l’état financier de la structure, pour ceux qui la gèrent mais aussi ses partenaires, tutelles, etc.
Mais dans le cas d’une structure du spectacle vivant qui gère plusieurs projets (spectacles, ateliers, productions d’enregistrements) à des phases variées (création, résidences, tournées,), il s’avère souvent nécessaire de faire un suivi budgétaire et comptable projet par projet : c’est là qu’intervient la comptabilité analytique
La comptabilité analytique, comment ça marche ?
La comptabilité analytique consiste à affecter des recettes et dépenses en les affectant à à un projet (tel ou tel spectacle) ou à un type d’activité (production, diffusion, action culturelle…). L’idée est de pouvoir disposer d’une vision « filtrée » qui permette d’obtenir rapidement un budget suivant un angle d’analyse donné. Pour cela, il faut en premier lieu établir votre propre plan comptable analytique, en fonction de vos besoins en matière d’analyse.
Prenons l’exemple d’une compagnie qui a un spectacle en phase de création (« Largo ») et deux autres spectacles actuellement en tournée (« Allegro », « Rondo »). Considérons que cette structure souhaite pouvoir distinguer ce qui concerne son activité de production (création) et ce qui concerne la diffusion (tournées), le tout en ayant une vision spectacle par spectacle. L’idée est de définir un code pour chaque activité (ex : CREA pour la création, TOUR pour les tournées), un code pour chaque spectacle (ex : LARGO, ALLEGRO, RONDO) puis de combiner ces codes de base pour obtenir des codes analytiques complets : « TOUR-RONDO » concerne les tournées du spectacle « Rondo ».
Bien évidemment, vous êtes totalement libre dans le choix des codes (le tout, c’est de bien les partager avec votre expert-comptable et votre prestataire de paie, comme on verra plus loin). Vous pouvez par exemple choisir des codes plus alphanumériques, comme « B0012 » (« B » pour l’activité tournées et « 0012 » pour le numéro du spectacle). A vous également de déterminer le niveau de détail souhaité. Par exemple, pour la tournée des spectacles, vous pouvez souhaiter distinguer les charges de personnels, les voyages, les locations. Voire même distinguer les salaires des artistes de ceux des techniciens….à vous de placer le curseur !
D’autre part, vous prendrez soin de définir des sections analytiques correspondant au budget de fonctionnement de la structure, auquel sont généralement affectées les salaires du personnel administratif, les frais généraux (loyer, comptabilité…), les dotations aux amortissements et provisions. C’est ce qui vous permettra de déterminer votre budget de « théâtre en ordre de marche », autrement dit vos frais fixes.
Ventilation des lignes, lien avec paie et comptabilité…
Une fois le plan comptable analytique défini, il faut ensuite associer les dépenses et les recettes aux différentes activités auxquelles elles se rapportent.
A ce stade, deux cas de figure se présentent : soit la dépense (ou recette) peut entièrement être affectée à un code analytique donné (par exemple, un location de matériel pour une spectacle en tournée), soit elle concerne plusieurs activités (par exemple, le salaire d’un artiste intermittent au cours d’un mois où il a participé à deux spectacles différents). Dans le second cas, vous devez procéder à la ventilation (autrement dit,la répartition) du montant entre les différents postes analytiques (ex : « 60% Spectacle A, 40% Spectacle B »).
Le tout est d’arriver à communiquer l’information au logiciel de comptabilité, que ce soit celui utilisé par votre expert-comptable, ou celui dont vous êtes doté en interne (si vous assurez vous-même le contrôle de gestion, via par exemple un logiciel type EBP ou Sage). Dans ce cas, il faut préalablement paramétrer ce logiciel pour qu’il soit en phase avec les codes analytiques que vous avez définis.
Ce logiciel de comptabilité peut être lui-même alimenté, directement ou indirectement, par d’autres logiciels situés en amont, notamment par le logiciel de paie (type sPAIEctacle ou autre) qui peut être, en fonction de votre organisation, géré en interne ou chez votre prestataire de paie / expert comptable. Il convient donc de paramétrer également ce logiciel de paie à partir des codes analytiques que vous avez définis.
Et bien sûr, si vous utilisez un logiciel comme Orfeo en amont, c’est encore plus simple, car vous pouvez définir des codes analytiques ou niveau des projets et/ou des spectacle, lesquels peuvent ensuite être automatiquement exportés vers la paie puis la comptabilité.
Bien entendu, ceci n’est qu’une rapide introduction à la comptabilité analytique appliquée au spectacle vivant…N’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable pour plus d’informations !