Dans votre activité de diffusion, vous êtes amené à envoyer régulièrement des campagnes d’e-mails. Utilisez-vous votre propre compte de messagerie ? Une plateforme d’e-mailing ? Un logiciel spécifique ? Nous faisons le point sur les différents options possibles, leurs avantages et inconvénients.
Lorsqu’on parle de campagne d’e-mails, on fait généralement référence à l’envoi en masse d’un nombre important d’e-mails à une liste ciblée de destinataires. Mais il y a « campagne » et « campagne »… En effet, les objectifs et le mode opératoire peuvent varier en fonction du contexte et de la situation. Prenons trois exemples concrets.
Exemple n°1 : envoi d’un mailing à 100 programmateurs.
Supposons que, dans le cadre de la diffusion d’un de vos spectacles, vous souhaitiez envoyer un mailing personnalisé à une liste ciblée de programmateurs. Dans ce cas de figure, l’idéal est que chaque destinataire reçoive un message personnel, rédigé spécifiquement pour lui.
Ceci exclut, dans ce cas, l’utilisation de plates-formes de messagerie de type MailJet ou MailChimp qui risquent de faire aboutir le message dans un onglet « Notifications » ou « Promotions », alors qu’on souhaite que le message arrive dans la boîte de réception principale du destinataire.
Mais alors, comment réaliser cet envoi de manière simili-industrielle, sans y passer le temps que prendrait l’envoi distinct de 100 mails ? C’est la question que nous sommes posés lorsqu’on nous avons conçu le module d’envoi d’e-mails groupés d’Orfeo.
Nous y avons répondu en articulant ce module autour de deux fonctionnalités principales :
– en premier lieu, la possibilité de définir des modèles d’e-mails personnalisables, qui permettent notamment d’effectuer des fusions entre une fiche contact et un e-mail et d’obtenir automatiquement des formules personnalisées (« Cher Pierre », « Chère Michèle »…)
– en second lieu, la possibilité de lier votre compte messagerie à votre base de données de contact. Ce qui permet d’effectuer directement une sélection de contacts et d’envoyer automatiquement des messages à ces contacts via votre boite mail habituelle.
La combinaison de ces deux éléments permet d’effectuer en quelques de minutes un envoi groupé qui prendrait plusieurs heures si on l’effectuait manuellement !
Exemple n°2 : envoi d’un mail d’invitation à 400 personnes.
Autre cas de figure : supposons à présent que vous souhaitiez envoyer un mail d’invitation à une liste relativement large de contacts. Par exemple, tous les programmateurs de votre base, pour les convier à venir assister à de vos spectacles lors d’un festival d’été.
Dans ce cas là, vu le volume, il vaut mieux éviter de faire un envoi directement depuis sa boite mail. En effet, les fournisseurs de messagerie imposent des quotas (nombre maximum de mails envoyés par jour, etc…,) qui, s’ils sont dépassés, vous exposent à un risque de blocage de votre boite mail ou peut nuire à la délivrabilité de vos mails.
A l’inverse, passer dans ce cas par une plate-forme d’emailing ( de type MailJet ou MailChimp) peut s’avérer surdimensionné, notamment dans le cas où vous souhaitez envoyer un message simple (sans avoir besoin de recourir à une maquette HTML).
Il existe une solution intermédiaire, qui permet de garder la simplicité d’envoi en s’affranchissant des problèmes de quotas et de délivrabilité : les mails transactionnels. L’idée est que vous rédigiez votre message “comme si vous l’envoyiez de votre boite mail”, mais que le mécanisme d’envoi sous-jacent soit géré par une service du plateforme d’emailing.
Lorsque nous avons conçu le module d’envoi de campagne e-mailing Orfeo, nous avons intégré cette possibilité : au moment du choix du mode d’envoi, vous pouvez opter pour l’utilisation de mails transactionnels de Mandrill (MailChimp) ou Mailjet (recommandé pour les envois de plus de 100 mails).
Exemple n°3 : envoi d’une newsletter à 1500 personnes
Considérons maintenant que vous souhaitiez envoyer une newsletter à l’ensemble de vos contacts pour les informer des actualités de votre saison.
Dans ce cas de figure, vous aurez tout intérêt à tirer parti de la puissance des éditeurs graphiques fournis par MailJet / MailChimp. En effet, aucun outil ne pourra lutter contre la puissance et l’ergonomie de plateformes conçues par des équipes de plusieurs centaines d’ingénieurs ! Sachant qu’en plus, leur utilisation est gratuite en-deça d’un certain volume (voir notre comparatif).
Dans ce cas là, le seul inconvénient pourrait être d’avoir à jongler entre deux bases : d’un côté, votre base contact principale, d’un autre côté, votre base MailChimp, MailJet, ou YMLP. Et de passer du temps pour exporter les données de votre base, les importer dans la plateforme d’emailing.
C’est pour fluidifier ce processus que nous avons fait le choix, d’interfacer Orfeo avec les principales plateformes utilisées par les professionnels du spectacle vivant : MailChimp, Mailjet et YMLP. En prime, vous pouvez rapatrier automatiquement les statistiques de campagnes (qui a ouvert le mail, cliqué sur un lien) et les croiser avec votre base contacts.
Envoi depuis votre compte de messagerie, mails transactionnels, éditeur de newsletter : à chaque situation, sa solution. Orfeo vous accompagne dans tous les cas de figure.